Een efficiënt magazijnbeheer, start met datagedreven inkopen

Het beheren van voorraad in het magazijn kan een flinke klus zijn. Denk maar aan het in kaart brengen van de goederenstroom. Bij een klein assortiment is dit makkelijk te overzien. Maar heb je een groot assortiment, dan kan dit algauw een uitdaging zijn om het goed bij te houden. Om hiermee om te gaan is het creëren van voorraadoverzicht met real-time data belangrijk. Op deze manier weet je welke producten op voorraad zijn en waar je meer of juist minder van moet bestellen om nee-verkopen en hoge kosten te voorkomen. Aan de hand hiervan kan ook het magazijn rekening houden wat er aan voorraad geleverd gaat worden, om het verwerkingsproces in goede banen te leiden. In dit artikel wordt uitgelegd wat datagedreven inkopen is en hoe dit bijdraagt aan een efficiënt magazijnbeheer. 

Wat is datagedreven inkopen nou eigenlijk?

Efficiënt magazijnbeheer begint bij het plannen van voorraad en het bepalen van de magazijnruimte. Om dit te kunnen doen heb je data nodig van oude verkoopcijfers, maar ook informatie zoals seizoenen en trends die verkoopprognoses nog beter kunnen voorspellen. Door real-time data te gebruiken in het inkoopproces zorg je dat voorraad accuraat is en in balans blijft. Dit houdt in dat je nooit zonder voorraad komt te zitten, maar ook niet met te veel. Op deze manier kan je met een gebalanceerde voorraad in blijven spelen op huidige marktontwikkelingen en de klantvraag. 

Real-time data voor beter magazijnbeheer 

Een goede organisatie in het magazijn zorgt voor een snelle orderverwerking. Hiermee houd je al rekening in het inkoopproces. Door data zoals oude verkoopcijfers en trends en seizoenen als uitgangspunt te nemen, zorg je voor een overzichtelijke goederenstroom. Zo kan een magazijnbeheerder beter aangeven hoeveel technische voorraad nog beschikbaar is. En kan de afdeling inkoop inschatten hoeveel in een periode verkocht gaat worden. Op basis van deze informatie kan het magazijn de workload en aanpak verder definiëren. “Klopt de daadwerkelijke levering en kan dit ook echt verwerkt worden in de ruimte dat hiervoor is berekend?” Het gebruik van real-time data zorgt dat je geen beslissingen hoeft te maken op gevoel, maar op basis van cijfers en prognoses die bij worden gewerkt. 

Met een oplossing als Optiply en GoedGepickt zorg je dat inkoop en magazijnbeheer goed op elkaar zijn afgestemd. Met datagedreven inkopen zorg je voor een goed balans tussen onder- en overvoorraad. Hiermee zorg je dat alleen de juiste producten in het magazijn liggen. Waardoor het magazijn met behulp van GoedGepickt nog efficiënter ingedeeld kan worden voor een optimale orderverwerking. Een groot voordeel  is dat de voorraadstanden voor verschillende verkoopkanalen altijd zijn bijgewerkt wat ook weer input levert voor nieuwe inkopen.

Wat als je geen gebruik maakt van datagedreven inkopen?

Beheer je 100 producten en is dit goed te managen? Dan kun je nog goed overzicht houden. Maar ga je van 100 voorraadhoudende SKU’s naar 1000+ groeien, dan kan het overzicht zonder data en de juiste systemen al snel verloren gaan. We lichten een paar gevolgen toe die impact kunnen hebben op het magazijnbeheer.

  1. Geen goed inzicht in ABC-categorieën
    Met een ABC categorie zorgt dat je inzicht krijgt in producten die goed verkopen en die minder goed verkopen. Beschik je niet over de juiste data, voor het maken van een ABC categorie dan heeft dit gevolgen voor het bepalen van juiste inkoop prioriteiten. Maak je gebruik van een min en max systeem? Dan is het gevaar dat je voorraad inkoopt die niet op real-time data gebaseerd is, maar op statische data. Zo kan je alsnog misgrijpen op omzet door hoge nee-verkopen en/of voorraadkosten. Met een oplossing als Optiply krijg je hiermee een inkoopadvies die aangeeft wat je moet inkopen, hoeveel, bij welke leverancier en wanneer. Hiermee koop je gerichter in, breng je voorraad in balans en bereid je een efficiënte voorraadplanning die gebaseerd is op real-time data.
  2. Geen duidelijke goederenstroom van producten
    Wanneer je het inkoopproces niet start met de juiste informatie, kan dit ook invloed hebben op het voorraadbeheer. Wanneer een ABC-analyse niet goed is uitgevoerd kan een product eerder uitverkocht raken waardoor klanten teleurgesteld worden. Een ander gevolg is dat je een grote kans hebt dat je geen goede coördinatie in het magazijn kan doorvoeren. Zo kunnen looproutes voor medewerkers onduidelijk zijn, of worden er geen goede richtlijnen gegeven over het verplaatsen van goederen. Zorg dus dat je de juiste informatie hebt, zodat je makkelijk een voorraadplanning op kan zetten voor efficiënte logistieke stappen. Heb je één of meerdere webshops dan kun je de goederenstroom met GoedGepickt makkelijk bijhouden. Door alles in een systeem te beheren weet je wat er aan accurate voorraad is, wat openstaande orders zijn en welke zendingen eruit gaan. 
  3. Hoge voorraadkosten
    Voorraadkosten kunnen flink toenemen dit zijn kosten zoals voorraadfinanciering, opslag, maar ook risicokosten. Wanneer je geen goed zicht hebt op ABC-producten is het gevolg dat onnodige voorraadkosten oplopen. Met andere woorden, geld dat vast blijft liggen dat anders ook aan andere winstgevende activiteiten besteed kan worden. Door voorraad te optimaliseren met data houd je voorraadkosten zoveel mogelijk laag tegenover een minimale omzet. Uiteindelijk levert dit een efficiënte cashflow op. Voor meer grip op voorraadkosten en magazijnbeheer kun je de voorraadtermijn berekenen. Hiermee houd je de voorraadwaarde gezond en kan het magazijn rekening houden hoe lang een product opgeslagen blijft. 

Hoge servicelevels door effectief magazijnbeheer

Datagedreven inkopen zorgt dat je real-time inkoopbeslissingen maakt die zorgen voor een gebalanceerde voorraad en een overzichtelijke goederenstroom. Door middel van AI en forecasting weet je precies hoeveel je in moet kopen voor efficiënt magazijnbeheer. Uiteindelijk wil je een hoge omloopsnelheid en wil je een lage nee-verkoop om een hoog servicelevel te behalen. 

Over Optiply

Optiply is de nummer één inkoopsoftware provider voor een meer duurzamere supply chain. Met het AI inkoopalgoritme is Optiply in staat om 90 procent van alle inkoopbeslissingen te automatiseren. Hiermee brengen webshops en groothandels hun voorraad in balans. Zo zit je nooit met te weinig voorraad, waardoor je geen omzet mist door stockouts. En zit je ook niet met te veel, zodat je een betere cashflow hebt.

Dit artikel is geschreven door Sifra Putinela, content marketeer bij Optiply